Как оформить подпись главбуха, если бухучет отдан сторонней организации на аутсорсинг? Аутсорсинг бухгалтерских услуг приобретает все большую популярность. Но как тогда оформлять подпись главбуха на отчетных и первичных учетных документах, если он не входит в штат вашей компании, что дополнительно туда вписывать? Как это сделать, вам объясняют ведущие эксперты отрасли. Юлия Тарасова, юрист корпоративного департамента LEVINE Bridge law firm Отсутствие штатного бухгалтера и передача полномочий по бухгалтерскому учету сторонней организации – довольно распространенная ситуация. В связи с этим на практике часто возникает вопрос, как правильно оформлять документы, чтобы за главного бухгалтера организации документы могло подписывать третье лицо – представитель аутсорсинговой компании. Здесь есть ряд нюансов, на которые, несомненно, стоит обратить внимание. Это позволит избежать привлечения к ответственности за нарушение правил учета доходов и расходов организации (из-за подписания первичных документов не уполномоченными должным образом лицами и последующего возможного признания необоснованными и неподтвержденными расходов организации по данным первичным документам налоговыми органами). Ведь согласно положениям ст. 120 НК РФ штраф, налагаемый на организацию за данное нарушение, может составить от 10 000 до 40 000 рублей и выше, в зависимости от конкретного вида нарушения. Кроме того, должностное лицо организации (в частности, директор) может быть привлечено по ст. 15.11 КоАП РФ (штраф в размере от 5 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 до 2 лет). Поскольку гражданское и трудовое законодательство специальных норм об аутсорсинге не содержит, к таким правоотношениям применяются нормы о возмездном оказании услуг. Согласно п. 1, 4 ст. 185 Гражданского кодекса РФ, правомочия, равносильные доверенности, будут распространяться и на случай, когда полномочия представителя содержатся в договоре (в том числе между представителем и представляемым). Таким образом, чтобы подписант от сторонней организации стал уполномоченным, для большинства случаев необходимо в договоре об оказании услуг по бухгалтерскому учету четко прописать: чьи полномочия передаются сторонней организации (в нашем случае – главного бухгалтера); какое физическое лицо – представитель сторонней организации – вправе подписывать документы за главного бухгалтера (Ф.И.О., паспортные данные, должность в сторонней организации); право на подписание каких конкретно документов передано по договору к уполномоченному лицу сторонней организации (перечислить все необходимые документы). Четко прописав в договоре эти аспекты, в дальнейшем при подписании документов уполномоченным лицом в реквизите подписи должность нужно указать так: «Главный бухгалтер (согласно договору от________№ __)», где в пропущенных графах необходимо обозначить реквизиты договора об оказании услуг по бухгалтерскому учету. Вместе с тем, существуют исключения, распространяющиеся на сферу налоговых отношений, а также отношений, связанных с начислением и уплатой страховых взносов. Так, для подписания документов за главного бухгалтера в этих сферах подписанту от сторонней организации будет необходимо дополнительно оформить доверенность в соответствии с действующим законодательством РФ1. В этом случае должность в реквизите подписи на документах будет выглядеть следующим образом: «Главный бухгалтер (по доверенности от________№ __)», где в пропущенных графах необходимо обозначить реквизиты выданной от организации – заказчика услуг доверенности. Отдельно стоит обратить внимание читателей на случаи неправильного употребления реквизитов подписи главного бухгалтера при передаче его полномочий сторонней организации: так, использование словосочетаний «и.о. главного бухгалтера», «врио главного бухгалтера», «за главного бухгалтера» не является оправданным с точки зрения действующего законодательства. Дело в том, что нормы законов не содержат таких понятий, а в общепринятом значении они связываются лишь с временной передачей полномочий одного сотрудника другому внутри организации (на случай больничных, отпусков, внутреннего совместительства и т.п.). Таким образом, порядок наделения полномочиями подписания документов за главного бухгалтера представителя аутсорсинговой компании зависит от категории того или иного подписываемого документа (документы по кадровому учету ; документы, связанные с налоговыми обязательствами; документы по начислению и уплате страховых взносов и т.д.) Татьяна Евдокимова, эксперт сервиса Контур.Бухгалтерия компании СКБ Контур В настоящее время аутсорсинг весьма распространен в деловой среде. В основном потому, что такая форма получения услуг помогает организации существенно сэкономить на расходах на оплату труда специалиста, который требуется в компанию периодически или на неполный рабочий день. Причем одним из наиболее распространенных можно назвать бухгалтерский аутсорсинг. На рынке существует большое количество предложений от бухгалтерских фирм, которые предлагают свою помощь в ведении учета и составлении бухгалтерской и налоговой отчетности. Рассмотрим эту ситуацию. В Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухучете) сказано, что ответственность за ведение бухгалтерского учета возлагается на руководителя. При этом он может привлечь к ведению учета сотрудника или организацию, а также вести учет лично (ст. 7 Закона о бухучете). Возложить обязанности по исполнению должности главного бухгалтера можно на обслуживающую организацию, однако это в обязательном порядке должно быть прописано в договоре между обслуживаемой компанией и бухгалтерской фирмой. Причем последняя может предоставлять услугу «главный бухгалтер» за дополнительную плату. Итак, какие документы и кто сможет подписывать? В ст. 26 НК РФ указано, что налогоплательщик (организация-заказчик) в отношениях с налоговой инспекцией может действовать через уполномоченного представителя. Такой представитель осуществляет свои полномочия на основании доверенности, которая выдается в соответствии с требованиями гражданского законодательства (п. 1 и 3 ст. 29 НК РФ). Уполномоченное лицо аутсорсинговой компании может подписывать налоговую декларацию обслуживаемой организации, подтверждая полноту и достоверность указанных в ней сведений (п. 5 ст. 80 НК РФ). При этом к налоговому отчету обязательно прилагается копия доверенности, подтверждающей полномочия представителя на подпись этого отчетного документа. С бухгалтерской отчетностью поступают аналогично2. Если директор компании перепоручает по доверенности подготовку и сдачу отчетности директору бухгалтерской фирмы, то заверяющая подпись на отчете проставляется уже в специальном разделе, отведенном для подписи уполномоченного представителя с указанием реквизитов документа, дающего право подписи: номера и даты доверенности. И доверенность нужно будет приложить к отчету (как было сказано выше). В случае отправки отчета по телекоммуникационным каналам связи скан доверенности также вкладывается в подписываемый и передаваемый для налоговой инспекции пакет документов. Если доверенность не приложите, то налоговики могут отказать в приеме документов, поскольку право действовать без доверенности от имени организации есть только у исполнительного органа компании – руководителя. Что касается подписи главного бухгалтера на первичных документах, то это также должно быть оговорено в договоре с аутсорсинговой компанией. Нередко возникает вопрос, как лучше проставить саму подпись на первичном документе «по доверенности» или «исполняющий обязанности главного бухгалтера». Обратите внимание: если право подписи было получено по доверенности, то и формулировка должна быть соответствующей. Подпись в виде «исполняющий обязанности» может быть поставлена, лишь если человек действительно выполняет должностные обязанности временно отсутствующего сотрудника. Когда же такая должность, как «главный бухгалтер», в штате компании отсутствует, то как можно временно исполнять обязанности по ней?3 Итак, чтобы документ имел юридическую силу, его нужно не только верно составить, но и подписать уполномоченным лицом. Дмитрий Коваленко, директор департамента бухгалтерских услуг BDO Unicon Outsourcing Как оформлять подпись главбуха на документах, если ведение бухгалтерии отдается на аутсорсинг? Ответ на этот вопрос звучит просто: не оформлять вовсе. Закон требует подписи главного бухгалтера только в очень ограниченном перечне документов. А на практике вместо главного бухгалтера такие документы подписывают на основании доверенности от генерального директора уполномоченные представители. Годовая и квартальная финансовая отчетность, налоговая отчетность не требуют подписи главного бухгалтера. Баланс подписывает руководитель компании. Большую часть финансовых документов на сегодняшний день подписывает либо руководитель компании, либо уполномоченное на подписание конкретного документа лицо. То есть поставить, например, на счете-фактуре подпись может любой сотрудник предприятия, так же как и специалист аутсорсинговой компании, имеющий доверенность от директора. По факту для руководителя это означает, что он один несет на себе всю ответственность за действия компании и все риски ложатся именно на него. И это одна из причин, по которой многие руководители организаций предпочитают передавать бухгалтерское обслуживание на аутсорсинг по договору. Директорам компаний важно иметь возможность обратиться к независимому эксперту, который не заинтересован в искажении финансовой информации и отвечает за корректность своих действий своим добрым именем, а зачастую и деньгами. Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ Действительно, сотрудник компании-аутсорсера должен быть наделен соответствующими полномочиями. В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» руководитель организации – экономического субъекта возлагает на главного бухгалтера, бухгалтера или иного счетного работника ответственность за ведение бухгалтерского и налогового учета организации. Кстати, функции счетного работника может выполнять и сам руководитель. Такая ответственность возлагается приказом по основной деятельности. Права подписания соответствующих документов возникают с даты возложения подобных обязанностей. Ведение бухгалтерского и налогового учета на условиях аутсорсинга передается сторонней компании на основании договора. Одним из его условий является точное указание должности, фамилии, имени и отчества основного сотрудника компании-аутсорсера, который будет «вами заниматься» (а в случае его временного отсутствия – замещающего его лица). Приказом по основной деятельности руководитель организации возлагает на него функции ведения бухгалтерского и налогового учета с предоставлением права подписания соответствующих первичных учетных, отчетных и бухгалтерских документов. В качестве основания в приказе указываются дата и номер договора об оказании услуг с компанией-аутсорсером.
"Главбух", 2006, N 21
АДВОКАТ ПОМОГАЕТ
РАЗОБРАТЬСЯ С ПРОБЛЕМАМИ
БУХГАЛТЕРА
Конечно, каждый бухгалтер
хочет обезопасить себя от участия в
налоговых махинациях фирмы. Но часто
директор не советуется с главбухом, а
втягивает его в сомнительные схемы. В этом
материале - три реальные истории, в которых
бухгалтеру грозит уголовная
ответственность. По просьбе журнала
"Главбух" практикующий адвокат Алексей
Александрович Доронин, налоговый
консультант коллегии адвокатов "Николаев и
партнеры", дает советы, как действовать в
каждом случае.
Директор, на которого
заведено уголовное дело, сбежал
"Трудовая
книжка у меня находится на основном месте
работы. Но я работала главным бухгалтером
еще в одной организации - без трудового
договора.
Каждую субботу я забирала
"первичку", обрабатывала ее дома, потом
сдавала директору без описей и расписок. На
основании журналов-ордеров я формировала
бухгалтерскую и налоговую отчетность.
Кроме того, я ежедневно составляла кассовые
отчеты (прикладывая Z-отчеты и расходные
ордера). Права подписи на документах у меня
не было.
В начале августа я подготовила
по просьбе директора документы для
получения кредита в банке. Директор получил
кредит, обналичил деньги и... сбежал,
уничтожив весь архив документов за
предыдущие годы и часть документов за I
квартал этого года. На него заведено
уголовное дело. У меня остались
неподписанные кассовые документы за 9
месяцев, которые я и предоставила
следствию. Пока меня вызывают на допросы
как свидетеля, но я боюсь, что меня обвинят в
том, что я была соучастницей..."
В данном
случае нужно отталкиваться от того, что
между вами и организацией не оформлены
трудовые отношения. Ведь с вами не
заключался трудовой договор, не вносили
записи в трудовую книжку. А раз нет трудовых
отношений, то вы не можете нести
ответственность как главный бухгалтер.
Даже если найдутся свидетели, которые будут
утверждать, что именно вы занимали
должность главбуха, в суде это доказать
будет практически невозможно. Если судьи
решат, что необходимо идентифицировать
почерк, то и здесь вам не за что
беспокоиться. Ведь для следствия
единственное, чем вы занимались, - это
сдавали Z-отчеты, которые распечатывал
кассовый аппарат, и заполняли от руки
расходные ордера. Но ведь этим может
заниматься не только главный бухгалтер.
Законодательство не запрещает вписывать
данные другому человеку. К тому же вы не
имели права подписи и, следовательно, нигде
не расписывались.
На допросах, конечно
же, отрицайте то, что вы исполняли
обязанности главбуха. По поводу кассовых
документов можно сказать, что вы просто
заполняли бумаги по просьбе генерального
директора.
Правда, есть вероятность, что
сотрудники МВД обнаружат на вашем домашнем
компьютере документы, свидетельствующие о
том, что вы вели бухгалтерию и помогали
директору. Спешу вас успокоить -
вероятность эта крайне невелика. Обыск у
неофициального бухгалтера проводится
крайне редко. В основном это происходит
только тогда, если сам генеральный директор
свидетельствует против вас.
Тем не
менее у следователей есть возможность
провести обыск квартиры после того, как
возбуждено уголовное дело и генеральному
директору предъявлено обвинение. Это
следственное мероприятие, которое может
применяться ко всем лицам, которые напрямую
или косвенно относятся к обвиняемому.
Естественно, на обыск у следователей должно
быть разрешение.
В ходе обыска
сотрудники МВД могут изъять системный блок
и проверить файлы, содержащиеся на
компьютере. Специалисты смогут
восстановить даже удаленные файлы. Если при
проверке будут обнаружены какие-либо
документы, которые подтвердят, что вы вели
бухгалтерию и помогали директору, то к
ответственности могут привлечь и вас.
Повторю, вероятность такого развития
событий невелика. Но если вы беспокоитесь
об этом, а на личном компьютере остались
какие-то компрометирующие документы, то
лучше уничтожить жесткий диск. С
механически поврежденного винчестера
специалисты восстановить данные не
смогут.
Я хочу посоветовать тем
бухгалтерам, которые работают
неофициально, ни в коем случае не
подписывать никаких документов! В подобной
ситуации это позволит вам избежать каких бы
то ни было претензий. Также рекомендую
хранить бухгалтерскую программу на
flash-диске или другом съемном носителе. В
случае проведения обыска вы сможете его
спрятать и тем самым избежать
претензий.
Директор сваливает всю
ответственность на бухгалтера
"Я работаю
главным бухгалтером. Не так давно
генеральный и исполнительный директор
(родственники) стали выяснять отношения и
делить бизнес. Выяснения затянулись на
четыре месяца. Все это время зарплату мне не
платили. Я решил уволиться, однако
заявление на увольнение от меня не приняли.
Генеральный директор, который, по сути,
только подписывал документы и сам в
деятельности предприятия не участвовал,
посчитал, что я хочу уйти, так как что-то
скрываю. И так как он думал, что я вместе с
исполнительным директором провожу какие-то
махинации, начал угрожать мне милицией.
Я же решил остаться в стороне и ничего
рассказывать не стал. Генеральный директор
инициировал аудиторскую проверку, которая
выявила крупные налоговые нарушения. Тогда
директор обратился в правоохранительные
органы, на исполнительного директора
заведено уголовное дело по ст. 199 Уголовного
кодекса РФ - за уклонение от уплаты
налогов.
Теперь не знаю, как мне
поступить: заявление не принимают, зарплату
за последние четыре месяца не отдают, не
вернули мне и трудовую книжку. К тому же
меня постоянно вызывают на допросы в
ОБЭП..."
На мой взгляд, в этой истории
сразу несколько проблемных вопросов.
Начнем с заявления на увольнение. Если вы
понимаете, что в секретариате, может, и
примут ваше заявление, но потом отправят
его в мусор, то потребуйте, чтобы кадровик
поставил на документе подпись о его приеме
и занес его в журнал входящих документов.
Если кадровый работник отказывается делать
пометку, то лучше отправить заявление на
увольнение по почте заказным письмом с
уведомлением.
Чтобы не было
неприятностей, вам лучше ходить на работу
как обычно в течение 20 дней с даты подачи
заявления. Четырнадцать дней - в
соответствии со ст. 80 Трудового кодекса РФ и
еще пять дается почте на доставку вашего
заявления. Если через 20 дней вас так и не
уволили, то обращайтесь в суд или в трудовую
инспекцию города.
Отмечу, что правила
Трудового кодекса РФ действуют и в случае,
если на исполнительного директора
возбуждено уголовное дело. То есть
бухгалтер имеет полное право уволиться.
И даже если бы обвиняли главбуха, все равно
он вправе уволиться по собственному
желанию. Фирма обязана принять его
заявление, рассчитать и выдать трудовую
книжку. Ведь в случае совершения уголовного
нарушения бухгалтер ответственен перед
государством. Держать вас на месте работы,
пока идет следствие, у генерального
директора нет никакого права.
Что
касается трудовой книжки, то работодатель
обязан выдать вам ее лично в руки. Правда, он
тоже может воспользоваться почтой, но
только в том случае, если он направлял вам
трижды уведомление, но вы так и не явились
ее забрать. Но это, судя по всему, не ваш
случай. Если трудовую вам так и не отдают и
вас не рассчитывают, то опять же
обращайтесь в трудовую инспекцию или в суд.
Больше никто вам помочь не сможет.
Теперь самое неприятное - это допросы в
ОБЭП. Сейчас вы проходите по делу, в котором
обвиняют исполнительного директора, как
свидетель. Вам нужно как можно осторожнее
отвечать на вопросы следователя. Ни в коем
случае не признавайтесь, что каким-то
образом участвовали в махинациях директора
или вели двойную бухгалтерию! Если не
знаете, как правильно ответить, лучше
промолчать.
Ведь сейчас вас
расспрашивают как свидетеля, но потом
ситуация может поменяться, и вашими же
показаниями воспользуются, когда начнут
обвинять вас. Как только вы согласитесь со
следователем, что участвовали в махинациях
исполнительного директора, вы тут же
перейдете в разряд обвиняемых. Кроме того,
вас все же могут сделать соучастником этого
дела, например если докажут, что вы знали о
том, что совершались нарушения, но в
налоговую об этом не сообщили.
Еще
советую приходить на допросы с адвокатом и
отвечать на все вопросы сотрудников
правоохранительных органов только в его
присутствии. Адвокат вам подскажет, на
какие вопросы лучше промолчать, на какие -
ответить. Адвоката вы можете нанять сами, а
если нет, то вам его должны назначить сами
органы дознания.
Милиция обвиняет и
директора, и бухгалтера
"В нашу
организацию пришла налоговая проверка, мы
предоставили все запрошенные документы. В
ходе ревизии инспекторы обнаружили у нас
нарушение, которое привело к недоплате
налога в сумме 600 000 руб. Мы с нарушением не
согласны. Налоговики передали акт по
результатам проверки в органы внутренних
дел. Теперь сотрудники МВД проводят
оперативно-розыскные мероприятия и хотят
завести на нас с руководителем уголовное
дело по ст. 199 Уголовного кодекса РФ. Что нам
предпринять, ведь сами мы считаем, что
найденная налоговиками ошибка
неправомерна..."
Примечание. При
проведении совместной проверки налоговики
и сотрудники милиции руководствуются
совместным Приказом МВД России и МНС России
от 22 января 2004 г. N 76, N АС-3-06/37.
Чтобы
обвинить вас, следователям нужно доказать,
что нарушение было совершено вами
умышленно. Сделать это им будет трудно, раз
изначально ваша организация не уклонялась
от уплаты налогов. Ведь вы не скрывали
документацию, а, наоборот, представили все
необходимые бумаги при проверке.
Я
советую занять более осторожную позицию.
Лучше сказать, что фирма не заплатила налог
из-за того, что вы так трактовали
законодательство. Но вы ведь могли и
ошибаться... Нужно показать свою готовность
заплатить недоимку, штраф и пени, если
арбитражный суд признает, что фирма
действительно совершила правонарушение.
Если вы будете себя вести именно так, то до
возбуждения уголовного дела, скорее всего,
не дойдет.
Также уголовной
ответственности не будет, если бухгалтер
признается, что действительно совершил
ошибку, например по незнанию.
Отдельно
хотел остановиться, если на должностных лиц
все же заводится уголовное дело. Тогда
спасение - это арбитражный суд. После
совместной проверки налоговики и
оперативники расходятся в работе.
Арбитражный и уголовный процессы друг
друга не касаются, они идут параллельно. И
вам нужно бросить все силы на то, чтобы
выиграть арбитраж. Ведь если арбитражное
разбирательство закончится в вашу пользу и
до вынесения судом решения по уголовному
делу, то это будет решающим аргументом для
того, чтобы снять с вас обвинение.
Предупрежу, что бывают случаи, когда
арбитражный суд приостанавливает дело, так
как все оригиналы документов организации
находятся на уголовном процессе. Таким
образом, арбитры выжидают приговора
подсудимому по уголовному делу и только
потом берутся за рассмотрение налогового
спора. Но если в этом случае суд признает
подсудимого виновным и осудит его, а
арбитраж докажет правильность действий
организации, то нужно взять постановление
арбитражного суда и обратиться с
обжалованием судебного решения. Обвинение
в уголовном деле будет
снято.
А.А.Доронин
Налоговый
консультант
Коллегии адвокатов
"Николаев и партнеры"
Подписано в
печать
25.10.2006
Мало кто задумывается, что – это не миф, а реальность сегодняшних дней. Расскажем, чем грозит закон и как избежать бухгалтерских преступлений.
Главные составы
По сути, уголовная ответственность главного бухгалтера
может наступать по статьям 199 и 199.1 УК РФ. В первой речь идет об уклонении компании от уплаты налогов. Вот ее полное содержание:
Официальный комментарий Пленума Верховного Суда РФ к данной норме говорит о том, что отвечать по ней может не только генеральный директор компании, но и:
- главный бухгалтер;
- просто бухгалтер (при отсутствии в штате места главбуха);
- иные лица, если правление компании обязало их подписывать налоговую отчетность и обеспечивать полную и оперативную уплату налогов, сборов;
- лица, фактически исполнявшие обязанности руководителя или главбуха, бухгалтера.
Если будет доказано участие главбуха в сговоре на уклонение от налогов, то он в полной мере будет отвечать перед законом.
Наказание по ст. 199 УК РФ может грозить и тем работникам фирмы, которые отвечают, к примеру, за оформление бухгалтерской «первички». Но, скорее всего, по делу они будут идти как пособники.
Основная задача главбуха – чтобы на него не повесили организацию уклонения от налогов!
В российском Уголовном кодексе также есть статья 199.1. Она предусматривает наказание за неисполнение обязанностей налогового агента. Вот ее полное содержание:
По сути, уголовная ответственность главного бухгалтера в 2016 году и далее за налоги может наступить только по этим двум составам.
Условия для наказания
Сразу уточним, что главный бухгалтер несет уголовную ответственность по статье 199.1, когда одновременно в наличии такие условия:
- компания не платит налоги в крупном или особо крупном размере;
- фирма в лице главбуха поступает так намеренно;
- происходит это минимум три года подряд;
- у главбуха есть личный интерес.
На чьей стороне практика
Спешим успокоить всех бухгалтеров: практикующие юристы и адвокаты в один голос твердят, что уголовная ответственность главного бухгалтера наступает не всегда, иногда – в исключительных случаях. Например, такого специалиста крайне затруднительно привлечь по ст. 199.1 УК РФ.
Основная загвоздка – в доказывании умысла и личных мотивов. Ведь главбух всегда может в оправдание сослаться на свой недостаточный опыт, профессиональные ошибки и т. п. А в мозг к нему, как говорится, не залезешь.
Главбуха не могут наказать за ошибки его предшественников на этой должности!
Право второй подписи главного бухгалтера — достаточно ли для его предоставления желания руководителя или потребуется выполнить и другие условия? Узнайте об этом из нашей статьи.
Право второй подписи главбуха — что это такое
Право второй подписи главбуха — это полномочие на подписание определенных документов компании в условиях наличия первой подписи — руководителя или иного уполномоченного на эту процедуру сотрудника.
В настоящее время такими полномочиями главбуха может наделить только первое лицо фирмы — ее руководитель. Осуществить он это может 2 способами:
- составить приказ, указав в нем виды документов, право подписания которых предоставляется, и срок действия делегированных полномочий;
- оформить предоставленное главбуху право второй подписи доверенностью, прописав в ней обозначенные выше нюансы.
Как выглядят указанные распорядительные документы (на примере наделения полномочиями по подписанию счетов-фактур) — смотрите на нашем сайте:
- ;
- .
Может ли приказ о назначении на должность главбуха автоматически наделить его правом второй подписи
В недавнем прошлом статус главбуха как одного из первых лиц компании признавался на законодательном уровне. Однозначно толковалось и право второй подписи главбуха.
К примеру, в обозначенных ниже (на сегодня уже утративших силу) нормативных актах о праве подписи главбуха говорилось, что:
- отсутствие подписи главбуха на денежных и расчетных документах, финансовых и кредитных обязательствах лишало указанные документы своего статуса — закон запрещал принимать их к исполнению (п. 3 ст. 7 закона «О бухучете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ);
- право второй подписи принадлежало главбуху — такую формулировку содержал п. 7.6 инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И, посвященной процедуре открытия и закрытия банковских счетов.
Никто не подвергал сомнению статус второй подписи главбуха, если был оформлен приказ о его назначении на должность.
После того как на смену закону № 129-ФЗ и инструкции № 28-И пришла пара обновленных одноименных нормативных документов (закон № 402-ФЗ и инструкция Банка России от 30.05.2014 № 153-И), о законодательно закрепленных полномочиях главбуха в проставлении подписи на документах говорить не приходится по следующим причинам:
- из текста инструкции № 153-И исчезло упоминание о второй подписи главбуха;
- в законе № 402-ФЗ отсутствует отдельная, посвященная главбуху, статья и фраза о запрете в приеме к исполнению документов без его подписи.
Таким образом, в настоящее время вторая подпись главбуха на документах фирмы обязательна только в том случае, если право подписи конкретных документов предоставлено отдельным приказом или доверенностью.
При назначении на должность главбуха руководитель может лишить его права подписи документов (полностью или частично) или, наоборот, наделить его этим правом.
В любом случае данные решения руководства должны быть отражены в приказе или доверенности.
С разнообразными видами доверенностей знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте материалов:
- ;
- .
Кому передается право второй подписи в отсутствие главбуха
Если руководитель право подписи документов главбуху не предоставил, то передавать кому-либо это право в отсутствие главбуха не придется.
Если же право второй подписи предоставлено главбуху и закреплено приказом или доверенностью, уход главбуха в отпуск или на больничный, отъезд в командировку или наличие иных оснований для его отсутствия требуют от руководителя дополнительных действий — необходимо издать приказ или оформить доверенность на право второй подписи другому лицу.
Находясь, к примеру, в отпуске, наделенный правом второй подписи на платежной ведомости главбух подписать этот документ не вправе. Если полномочия на подписание никому не делегированы, главбуха необходимо формально отозвать из отпуска для подписания этого документа.
Такой вывод следует из общего определения времени отдыха и «отпускных» нюансов:
- время отдыха — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. 106 ТК РФ);
- период отпуска не считается рабочим временем (ст. 107 ТК РФ), за работником сохраняется только рабочее место на время отпуска и средняя зарплата;
- проставление подписи на документах — это выполнение трудовой функции, которая подлежит оплате согласно трудовому договору.
Таким образом, при отсутствии главбуха закрепленное внутрифирменными актами право второй подписи на определенных документах необходимо делегировать другому сотруднику (финансовому директору, старшему бухгалтеру и др.).
Итоги
Право второй подписи главного бухгалтера закрепляется в приказе или доверенности. Эти же документы используются, если при отсутствии главбуха право второй подписи необходимо делегировать другому сотруднику.
Правом подписывать документы руководитель может наделить любого сотрудника, своим приказом.
Однако в ситуации, указанной в вопросе, все зависит от должностных инструкций главного бухгалтера (ГБ) и бухгалтера материального стола (БМС).
В частности, если БМС занимается инвентаризацией имущества, оформлением расчетов с подотчетными лицами и т. д., то наиболее правильным будет по этим документам передать право подписи именно БМС.
Если главбух занимается формированием бухгалтерской и налоговой отчетности, то ему следует передать право подписи первичных документов, счетов фактур, бухгалтерской и налоговой отчетности.
Таки образом, приказом руководителя право подписывать первичные документы (акты, накладные, кассовые документы и т.п.) и счета – фактуры может быть возложена на ГБ. Доверенность на их подписание не нужна.
Для подписания бухгалтерской и налоговой отчетности (помимо приказа о назначении ГБ, ответственного за подписание отчетности) необходимо наличие доверенности.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».
Первичные документы
Каждый факт хозяйственной жизни должен быть подтвержден первичным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Формы первичных документов утверждает руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Первичный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
Наименование документа;
дату составления документа;
наименование экономического субъекта (организации), составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию, и ответственных за правильность ее оформления, либо наименование должностей лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события;
подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц*Такой перечень установлен частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Первичный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Первичные документы составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электроннойподписью (ч. 5 ст.9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Подписи в документах
Все первичные документы должны составляться при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Ответственность за правильность оформления сделки, операции, свершившегося события несут лица, подписавшие соответствующий первичный документ.
Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, может утвердить руководитель организации своим приказом.*
Вместе с тем, порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, регулируется, в частности, Положением Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П и Положением Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П. Об этом сказано в письме Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.
Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
2.Статья: Ответы, которые помогут вам без лишних хлопот приспособить свою первичку под правила 2013 года
Главное убедиться в том, что в старой первичке есть все обязательные реквизиты, которые теперь прописаны в пункте 2 статьи 9 Закона о бухучете. Их полный перечень вы найдете ниже. Правда, эту задачу мы уже проделали за вас. К счастью, во всех унифицированных формах есть требуемые данные. Да и кстати, от старого набора реквизитов новый несильно отличается. Из нового добавились только Ф.И.О. тех сотрудников, которые ставят подпись на документе.*
Эти реквизиты обязательно должны быть в первичке 2013 года*
1. Наименование и дата составления документа.
2. Название вашей компании. Полное или сокращенное – значения не имеет.
4. Натуральное или денежное измерение (рубли, штуки, упаковки и т. п.).
5. Должности сотрудников, совершивших и ответственных за операцию (ответственных за оформление события), их подписи и Ф.И.О. (иные данные, позволяющие идентифицировать работников).*
3.Ситуация:Какие документы при открытии расчетного счета в России подтверждают право первой и второй подписи банковских расчетных документов
Ответ на этот вопрос зависит от того, кто подписывает банковские документы.
Чтобы заключить договор банковского счета и открыть расчетный счет, организации нужно представить в том числе документы, которые подтверждают полномочия лиц, наделенных правом первой и второй подписи (подп. «д» п. 4.1 Инструкции Банка Россииот 14 сентября 2006 г. № 28-И).
Право первой подписи принадлежит руководителю организации В этом случае документом, подтверждающим это право, может быть приказ о приеме на работу.
Руководитель может наделить правом первой подписи других сотрудников организации (за исключением лиц, наделенных правом второй подписи). Кроме того, право первой подписи может быть передано управляющему или управляющей организации, выполняющей функции единоличного исполнительного органа организации. В последнем случае управляющая организация вправе наделить правом первой подписи:
Своих сотрудников;
сотрудников организации-клиента.
В обоих случаях подтверждающим право первой подписи будет один из следующих документов:*
Приказ о наделении правом первой подписи банковских документов;
доверенность на право первой подписи банковских документов.
Такие правила содержатся в пункте 7.5 Инструкции Банка России от 14 сентября 2006 г. № 28-И.
Право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру или сотрудникам, наделенным правом второй подписи на основании приказа руководителя организации. Если бухучет ведет сторонняя организация, право второй подписи может быть предоставлено ее сотрудникам. Документами, подтверждающими полномочия лица, наделенного правом второй подписи, могут быть:*
Приказ о приеме на работу главного бухгалтера;
приказ о наделении правом второй подписи банковских документов (если вторая подпись не принадлежит главному бухгалтеру);
договор об оказании услуг по ведению бухучета и доверенность на право второй подписи сотруднику организации, которая ведет бухучет.
Унифицированной формы приказа о наделении правом подписи не предусмотрено, поэтому его можно составить в произвольной форме. Доверенность также можно оформить в произвольном виде. Однако такой документ должен содержать ряд обязательных реквизитов: дату оформления, подпись руководителя и печать организации (п. 5 ст. 185, абз. 2 п. 1 ст. 186 ГК РФ).
Кроме того, в подтверждение полномочий можно представить другие документы, свидетельствующие о наличии у конкретного лица права подписи. Например:
Должностную инструкцию;
доверенность на право распоряжения денежными средствами с указанием о предоставлении права подписи (первой или второй).
Кроме того, лицо, обратившееся в банк за открытием расчетного счета организации, должно представить паспорт (другое удостоверение личности) (п. 1.7 Инструкции Банка России от 14 сентября 2006 г. № 28-И).
Олег Хороший, государственный советник налоговой службы РФ III ранга
Подписи ответственных лиц
Счет-фактуру на бумажном носителе должны подписать руководитель и главный бухгалтер организации-продавца (исполнителя). Счет-фактуру могут подписать и другие лица, уполномоченные на это распоряжением руководителя или доверенностью от имени организации.* Если поставщиком (исполнителем) является предприниматель, он должен лично подписать счет-фактуру и указать в нем реквизиты своего свидетельства о регистрации.
Счет-фактура, составленный в электронном виде, должен быть заверен усиленной квалифицированной электронной подписьюр уководителя организации или иного лица, уполномоченного на это приказом руководителя или доверенностью организации. Если поставщиком (исполнителем) является предприниматель, он должен заверить электронный счет-фактуру своей усиленной квалифицированной электронной подписью. При составлении организацией счета-фактуры в электронном виде показатель «Главный бухгалтер (подпись) (Ф.И.О.)» не формируется.
Такой порядок следует из положений пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ, пункта 8 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, пункта 1.5 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н.
Передача права подписи
Ситуация: как правильно оформить передачу права подписи счетов-фактур от руководителя и главного бухгалтера другим сотрудникам организации*
Оформляйте передачу права подписи счетов-фактур доверенностью или приказом (распоряжением)
Передачу права подписи счетов-фактур можно оформить доверенностью от организации или приказом (распоряжением) руководителя* (п. 6 ст. 169 НК РФ). Типовых образцов для приказов (распоряжений) нет, поэтому эти документы можно составить в произвольной форме. Главное, чтобы в них содержалась информация о том, кому передается право подписи, и образцы подписей этих сотрудников. Кроме того, в приказе (распоряжении) можно установить срок, в течение которого уполномоченный сотрудник вправе подписывать счета-фактуры. Можно также предусмотреть, кто наделяется правом подписи вместо уполномоченного сотрудника на период его болезни или отсутствия по иным причинам.
Ситуация: нужно ли в счете-фактуре указать должность сотрудника, уполномоченного подписывать этот документ вместо руководителя (главного бухгалтера)*
Нет, не нужно.
Состав обязательных реквизитов счета-фактуры установлен статьей 169 Налогового кодекса РФ, поэтому их изменение недопустимо. Это касается и таких реквизитов счета-фактуры, как «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо». Таким образом, если счет- фактуру подписывает уполномоченный сотрудник, то указывать его должность в этом документе не следует. Но для идентификации лица, фактически подписавшего счет-фактуру, после подписи необходимо указать его фамилию и инициалы.* Такой порядок оформления счета-фактуры, подписанного сотрудником, уполномоченным на то приказом (распоряжением) руководителя или доверенностью от имени организации, рекомендован Минфином России в письмахот 23 апреля 2012 г. № 03-07-09/39, от 6 февраля 2009 г. № 03-07-09/04, ФНС России в письме от 18 июня 2009 г. № 3-1-11/425.
Вместе с тем, если сотрудник, уполномоченный подписывать счета-фактуры, указал в нем свою должность, такой документ не является составленным с нарушениями установленного порядка. Ни Налоговый кодекс РФ, нипостановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 не запрещают указывать в счетах-фактурах дополнительные реквизиты (сведения), том числе и наименования должностей лиц, уполномоченных подписывать эти документы. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 23 апреля 2012 г. № 03-07-09/39 и от 6 февраля 2009 г. № 03-07-09/04.
Ольга Цибизова, начальник отдела косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России